Over persoonlijke omstandigheden van collega’s

Lees het verslag van een socratisch groepsgesprek van ca. anderhalf uur. Voor de volledigheid eerst nog even de structuur en de regels waaraan een socratisch gesprek moet voldoen:

 

STRUCTUUR:

 

 

REGELS:

 

(dit zijn tevens een aantal van de belangrijke socratische vaardigheden)

– Stel je oordeel uit

– Luister nauwkeurig

– Wees concreet/ vraag naar de feiten

– Denk zelf, verlaat je niet op kennis of autoriteit van anderen

– Verdraag het niet-weten

– Stel je empathie uit

– Gebruik in je vraag de woorden van de ander

 

1.DE VRAAG

Aanleiding voor dit gesprek was een terugkerend en groeiend probleem dat het steeds lastiger wordt om met collega’s vergaderingen in te plannen. Dit socratisch gesprek werd gevoerd door 8 medewerkers van verschillende afdelingen van een organisatie waarin dit probleem speelt. Door de veranderingen als gevolg van corona, gecombineerd met plannen in deze organisatie om het nieuwe werken door te voeren, komt het steeds vaker voor dat mensen gevraagd worden rekening te houden met specifieke privéomstandigheden van collega’s. De meeste medewerkers laten weten dat ze graag rekening houden met zaken als mantelzorg, en kinderen en huisdieren die speciale verzorging nodig hebben, maar ook wordt ervaren dat dit het werk danig kan bemoeilijken. Hoe gaan we hiermee om? vroegen de aanwezigen zich af.

 

2.CONCRETISEREN

In een socratisch gesprek willen we concreet blijven en niet meteen abstract en oordelend worden. Voordat meningen worden gegeven gaan we daarom eerst met elkaar de feiten onderzoeken die bij een vraagstuk horen. In dit geval werden de volgende feitvragen gesteld. De gespreksleider kwam tussenbeide als er toch aannames werden gedaan of oordelende vragen werden gesteld. 

-Noem eens een situatie waarin je hier tegenaan liep? 

Antwoord van Wil: Laatst moest ik samen met Thijs een online vergadering in plannen met Liesbeth en het was onmogelijk om een moment te vinden waarop Liesbeth daarvoor ruimte had vanwege haar zware zorgschema. 

Vraag: Wat hebben jullie toen gedaan?

Wil: Uiteindelijk hebben Thijs en ik ons aangepast aan Liesbeth’s zorgschema en zijn we uitgeweken naar een online vergadering om 20.30 uur ’s avonds.

Vraag: Hoe lang duurde die vergadering? 

Wil: Een half uur

Vraag: Moest die vergadering op korte termijn gehouden worden? 

Wil: Ja, we moesten binnen 5 dagen ons advies geven over een nieuwe rol binnen HR. 

Vraag: Waarom was het niet mogelijk die vergadering overdag te plannen?

Wil: Liesbeth’s agenda was voor een groot deel vol met zorgmomenten voor haar tweeling en de rest van de tijd was al door andere belangrijke vergaderingen ingenomen. 

Vraag: Voelde je onmacht? Interventie van de gespreksleider: Kun je daar een feitvraag van maken? (Dit is geen feitvraag en er wordt iets ingevuld).

Vraag opnieuw: Wat voelde je op dat moment? 

Wil: Dit is niet oké. 

Vraag: En wat dacht je? 

Wil: Zo kun je niet samenwerken. Jij moet je ook aanpassen. 

Vraag: Kon die vraag niet zonder Liesbeth beantwoord worden?

Wil: Nee, zij heeft veel expertise op dit gebied. 

Vraag: Had Liesbeth er moeite mee dat ze de hele week overdag niet beschikbaar was hiervoor? 

Wil: Nee, totaal niet. Zij vindt het prima om ’s avonds te werken. Ze heeft heel eigen werktijden. Dat krijgen we nu steeds meer door corona maar ook de aanloop naar het nieuwe werken. 

De bovenstaande situatie is maar een voorbeeld van wat er op veel momenten in deze organisatie speelt. Toch blijven we bij dat ene voorbeeld omdat de focus daarop verdieping mogelijk maakt. Na deze concretisering wordt de voorbeeldgever bedankt en wordt de situatie ‘van iedereen’. Iedereen gaat zich nu in deze situatie verplaatsen, als zichzelf, om straks zelf antwoord op de hoofdvraag te kunnen geven. In het tweede gedeelte van het gesprek gaan we een dialoog voeren over de antwoorden op die vraag en onze overtuigingen verder verdiepen.

Om ons allemaal goed in dezelfde situatie te kunnen verplaatsen hebben we een hittepunt nodig. Dat is het moment binnen de situatie waarop de hoofdvraag vooral speelde. 

Hittepunt 

De gespreksleider vraagt aan de voorbeeldgever wat het hittepunt van de situatie was: ‘Wat was het moment dat dit het meest schuurde?’

Wil: Toen we meekeken in Liesbeth’s agenda en ik zag daar elke dag minstens voor de helft volgepland met tweeling.

 

3. VERPLAATSEN 

Tot zover Wil’s bijdrage als voorbeeldgever. Vanaf hier verplaatsen de deelnemers zich in de situatie en wordt de uitgangsvraag van iedereen, zodat we gezamenlijk kunnen reflecteren. Allen verplaatsen zich -als zichzelf – in het hittepunt.

Aan de deelnemers -met uitzondering van de voorbeeldgever-  wordt nu gevraagd:

Als jij je in Wil’s situatie zou bevinden, in het hittepunt:

1. Wat zou jij voelen?

2. Wat zou jij denken?

3. Wat zou jij doen?

Schrijf je antwoorden op een vel papier.

Zeg vervolgens wat jouw voorlopige antwoord is op de uitgangsvraag.

Dit waren de antwoorden:

Voelen: 

Geirriteerd, gefrustreerd. 

Denken: 

Waarom is er geen gesprek in te plannen? Liesbeth past zich niet aan en wij moeten ons wel aanpassen. Ik ga dit niet in mijn eigen tijd doen.

Doen:

Voor deze keer doen. Volgende keer een andere oplossing zoeken.

Volgende keer is degene met de volle agenda aan zet.

Water bij de wijn doen of opschalen.

 

4. ARGUMENTEREN

Om niet in een oplossingsgericht gesprek te verzanden worden de deelnemers gevraagd om een voorlopig antwoord te geven op de hoofdvraag: ‘In hoeverre moet je rekening houden met persoonlijke omstandigheden van collega’s?’ Bovendien worden ze gevraagd in hun argumenten dicht bij de voorbeeldsituatie te blijven. De gespreksleider noteert een aantal antwoorden op flip-over en vraagt de deelnemers deze antwoorden te vergelijken: wat zijn de verschillen en wat zijn de overeenkomsten? De volgende antwoorden en argumenten werden genoteerd: 

1.Gerard: 

Antwoord:Je houdt rekening met elkaar zolang het resultaat van werken en bestaande afspraken gehandhaafd blijft.

Argument: De impliciete afspraak is dat er overdag gewerkt wordt. Je werkt normaal niet in de avonduren

2.Jolanda:

Rekening houden met de ander, totdat het ten koste gaat van jouw eigen privé situatie. 

Argument: ik houd werk en privé gescheiden. 

3.Mireille:

Je moet zoveel mogelijk rekening houden met privé omstandigheden van collega’s. 

Argument: je kunt niet inschatten hoe zwaar mensen het soms hebben.

4.Harold:

Antwoord: Als je er samen uit kunt komen 

Argument: één agenda mag niet leidend zijn. Er moet sprake zijn van wederzijdsheid.

 Hierover ontstond het volgende gesprek: 

Het is niet collegiaal om jezelf niet flexibel op te stellen. Flexibiliteit moet wederzijds zijn. 

Iedereen heeft zorgen en belangen.

Er is geen neutrale meetlat voor de zwaarte van persoonlijke omstandigheden. Als het heel zwaar is dan mag een werkgever daarop ingaan en moeten er aparte afspraken gemaakt worden. 

In werk moet iedereen zich aan bepaalde kaders houden,

Persoonlijke omstandigheden kunnen alleen in noodsituaties en niet doorlopend leidend zijn bij werkafspraken.

Na dit gesprek konden de aanwezigen elkaar vinden in deze tussentijdse uitspraak: 

Om goed samen te kunnen werken stopt jouw persoonlijke vrijheid bij de reeds bestaande werkkaders, wanneer jouw vrijheid de werkmogelijkheden van je collega’s beperkt.

Nu vraagt de gespreksleider naar de onderliggende overtuigingen van de deelnemers op het besproken gebied: ‘kun je je overtuiging in één zin verwoorden?’

Dit waren enkele overtuigingen: 

Goede samenwerking vraagt duidelijkheid over de kaders.

Het is niet collegiaal om jezelf niet flexibel op te stellen. 

Aanpassen zou wederzijds moeten zijn. 

Hierop ontstond een nieuw gesprek:

Met name in flexibele situaties als het nieuwe werken moeten er duidelijke kaders zijn die de flexibiliteit begrenzen. Anders wordt het werken bemoeilijkt en oefenen we druk uit op elkaars privé-leven. 

Als je ergens gaat werken spreek je af dat je binnen bepaalde tijden werkt. Daar mag je collega’s aan houden. 

Zonder afspraken werkt het nieuwe werken niet.  

 

5. DE ESSENTIE

De gespreksleider vraagt de aanwezigen of ze met elkaar een regel kunnen maken waarvan ze vinden dat die voor iedereen zou moeten gelden. Het wordt: 

Flexibiliteit ten aanzien van persoonlijke omstandigheden is alleen mogelijk binnen afgesproken en goed gecommuniceerde werkkaders. Het nieuwe werken vraagt duidelijke afspraken. 

 

Marlou van Paridon, februari 2022, www.hetsocratischgesprek.nl